De beginner guide voor escrow

De basisbeginselen van escrow uitgelegd.

 

 

Meer vragen?

Heb je meer vragen? Spreek met onze consultants

Meer weten?

Wil je het fijne weten? Duik in de guide voor experts

Laten we bij het begin beginnen. Want escrow, wat is dat nu eigenlijk? Kortom: wat betekent escrow en waar komt het vandaan?

Escrow zoals we het nu gebruiken is een Engelse term dat vrij vertaald staat voor borg, zekerheidsstelling of pandgoed. Die garantie tussen 2 partijen wordt gegeven door een 3e partij die ze allebei vertrouwen.

Bij escrow voor software of kennis gaat het juist om het beschikbaar houden van de software of kennis in het geval dat de leverancier hiertoe niet meer in staat is door bijvoorbeeld faillissement of een ander calamiteit.

Dat escrow als principe zowel internationaal als erg oud is bewijst de herkomst van het woord wel. Dat is via het Oudhoogduits (scrot), Oudfrans (escroe) en het Anglo-Normandisch (escrowe) de huidige Engelse taal binnengeslopen. Een traceerbare taalreis van pak 'm beet 1.500 jaar door half Europa.

Vaak is dat ter garantie of waarborg als partijen elkaar bijvoorbeeld niet goed genoeg kennen. Maar het kan ook zijn dat de ene partij zich op wat voor manier dan ook kwetsbaar voelt ten opzichte van de ander.

Bijvoorbeeld omdat ze een hele bedrijfsvoering bouwen bovenop een softwareplatform of bepaalde kennis. Een leverancier ziet die software of kennis juist als intellectueel eigendom en is wellicht bang dat de gebruiker het zelf gaat verkopen.

Desondanks willen of moeten ze wel zaken met elkaar doen. Software, broncode of technologie escrow is dan het antwoord.

Ongeacht het type escrow gaat het om iets dat door 2 partijen voor een bepaalde periode bij een vertrouwde, onafhankelijke 3e partij in bewaring wordt gegeven: de escrow-agent.

Die 3 partijen kunnen in een enkel land zitten of verspreid over de wereld. Aangezien er vaak juridische voorwaarden zitten aan een overeenkomst is het belangrijk om te controleren welke juridische voorwaarden waar en wanneer gelden. Dat kan door advies in te winnen bij ons, een jurist binnen je bedrijf of een advocaat of consultant die zich hierin specialiseert.

Een escrow-agent (soms ook als escrowagent of escrow-agent geschreven) komt met de 2 partijen onder meer overeen wat bewaard wordt gehouden, waar, voor hoe lang en wanneer het vrijkomt.

Zo'n afspraak noemen we ook wel een escrow-overeenkomst. De escrow-agent is dus de tussenpersoon die leverancier en gebruiker vertrouwen. Dat kom je ook wel tegen als neutrale of vertrouwde derde partij of TTP (trusted third party) in escrow-jargon.

Escrow Alliance is een escrow-agent. Wij beheren, verifiëren en voeren de escrowregeling uit namens de 2 partijen - in ons geval de softwaregebruiker en leverancier of de kennisgebruiker en leverancier.

In de praktijk komt dat er op neer dat de escrow-agent zorgt voor de uitvoering van de afspraken die partijen uit de escrow-overeenkomst. Zoals het beheer van de escrow-overeenkomst, de verificatie of controle van het materiaal en de opslag van het depot.

Een escrowregeling draait om zekerheid. Zo'n regeling opstellen, controleren en uitvoeren moet je laten doen door partijen die alle nodige juridische en technische kennis in huis hebben.

Ga je naar een zakelijke partner toe die deze kennis niet in huis heeft (of slechts deels) dan loop je het gevaar dat er ergens een onnodig risico ontstaat.

Of dat nu een juridisch misser in de escrow-overeenkomst is, een verificatiefout bij de controle of technische moeilijkheden tijdens een tussentijdse update van het depot.

Wat er ook gebeurt, het is een onnodig risico. Gaat het mis, dan ben je als gebruiker de garantie kwijt. Dan is deze hele exercitie voor niets geweest omdat je escrow juist nodig had als garantie dat je bedrijf door kan blijven draaien.

Ook als leverancier wil je je intellectueel eigendom en goede naam beschermen bij een betrouwbare partij die vaker met dit bijltje gehakt heeft.

Wij raden dan ook aan om naar de volgende 4 kenmerken te kijken bij het kiezen van een escrow-agent:

- Heeft een goede, snelle service en duidelijke informatie
- Stelt moderne, evenwichtige escrow-overeenkomsten op
- Zorgt dat de depots veilig opgeslagen worden op tenminste 2 fysieke locaties in Nederland
- Is helemaal neutraal voor zowel de gebruiker als de leverancier

Dat zijn in de regel specialisten op een bepaald gebied die vaak niet alle kwalificaties in huis hebben. Vooral voor zoiets complex als software of technologie escrow. Hieronder een aantal voorbeelden waar deze partners helaas tekortkomen.

De bedrijfsjuristen of advocaat
Bedrijfsjuristen of advocaten weten (vaak) genoeg van de juridische kant van het verhaal. Het is dan ook goed om ze te raadplegen bij het opstellen van een escrow-overeenkomst.

Alleen missen ze in de regel de specialistische kennis, menskracht en toegang tot geavanceerde opslagkluizen die nodig zijn om depots te verifiëren, op te slaan en te onderhouden.

De notaris
Bij uitstek een onafhankelijke derde partij zou je denken. Maar wat als het jouw notaris is? Of die van je leverancier? Dan gaat één van jullie toch een beetje twijfelen aan de onafhankelijkheid van de notaris in kwestie?

Verder missen ook notarissen in de regel de specialistische kennis, menskracht en toegang tot geavanceerde opslagkluizen die nodig zijn om depots te verifiëren, op te slaan en te onderhouden.

De bank(adviseur)
Wat is nu veiliger dan de gemiddelde bankkluis? Daar kan toch wel software of documentatie in? Helaas werkt het niet zo. Natuurlijk zijn er banken die als escrow-agent optreden bij financiële escrow. Alleen is dat een totaal ander soort escrow.

Verder missen bankmedewerkers in de regel de specialistische kennis, menskracht en toegang tot geavanceerde opslagkluizen (die je niet met een bankkluis kan vergelijken) die nodig zijn om depots te verifiëren, op te slaan en te onderhouden.

Om te beginnen specialiseert Escrow Alliance zich in software escrow en technologie escrow. Beiden beschermen het intellectueel eigendom van de leveranciers en de bedrijfsvoering van de gebruikers.

Om te beginnen specialiseert Escrow Alliance zich in software escrow en technologie escrow. Beiden beschermen het intellectueel eigendom van de leveranciers en de bedrijfsvoering van de gebruikers.

Software escrow

Wordt gebruikt door gebruikers en leveranciers van bedrijfskritische software of data om ervoor te zorgen dat gebruikers gewoon door kunnen blijven werken, zelfs als de leverancier niet meer kan (of wil) leveren.

Het gaat hier vaak om bron- en objectcode, data en documentatie en wordt door Escrow Alliance geleverd in 6 verschillende escrowregelingen: escrow voor broncode, escrow voor SaaS, escrow voor cloudplatformen, escrow voor mobile, escrow voor ARBIT en escrow op maat.

Technologie escrow

Wordt gebruikt door gebruikers en leveranciers van bedrijfskritische kennis om ervoor te zorgen dat gebruikers gewoon door kunnen blijven werken, zelfs als de leverancier niet meer kan (of wil) leveren.

Het gaat hier vaak om intellectueel eigendom als formules, bouwtekeningen en patenten/octrooien en wordt door escrow Alliance geleverd via escrow voor technologie en escrow op maat.

Naast die 2 zijn er veel andere types escrow. Hieronder een aantal veelvoorkomende hoofdcategorieën die soms uit te splitsen zijn in vele subcategorieën. Het opstellen van een escrow-overeenkomst en de uitvoer van een escrowregeling kan per aanbieder, categorie en land verschillen.

Aandelen escrow

Wordt gebruikt om aandelen uit te keren zonder dat de ontvanger ze direct door kan verkopen. Denk aan prestatiebonussen voor leden van het MT.

Crypto escrow

Wordt gebruikt als garantiemiddel bij crypto transacties, bijvoorbeeld ICO's (initial coin offerings). Het is tegelijkertijd een marketingmiddel om te laten zien dat je betrouwbaar bent.

Financiële escrow

Wordt gebruikt om bijvoorbeeld iets te aan- of verkopen of als garantie tussen een opdrachtgever en -nemer bij een project. Het gaat dan vaak om een geblokkeerde bankrekening bij een escrow-agent.

Internet escrow

Wordt gebruikt voor online aankopen. Denk aan de Gelijk Oversteken Service van Marktplaats. Het is vergelijkbaar met financiële escrow.

Vastgoed escrow

Wordt gebruikt bij de aan- of verkoop van vastgoed. Het is een garantiemiddel zodat beide partijen aan alle voorwaarden kunnen voldoen voor de definitieve overdracht.

Een escrow-overeenkomst wordt gesloten tussen een leverancier, gebruiker en Escrow Alliance als onafhankelijke escrow-agent.

In deze (juridische) overeenkomst worden afspraken gemaakt over welke materialen er in het escrowdepot moeten worden gedeponeerd, wat voor soort verificatie er uitgevoerd moet worden, wat de afgiftegronden zijn en welke overige escrow-voorwaarden gelden.

De escrow-overeenkomsten van Escrow Alliance zijn flexibel opgezet en bruikbaar voor de langere termijn.

De afgifte-gronden worden bij een escrow-overeenkomst vastgelegd. Het zijn simpelweg de scenario's waarbij een het depot afgegeven mag worden aan de gebruiker.

Escrow Alliance ondersteunt een groot aantal afgifte gronden. Daar zijn we flexibel in. Ons doel is om zowel de leverancier als de gebruiker tevreden te stellen, dus evenwicht is erg belangrijk voor ons.

- Faillissement van een ontwikkelaar, eigenaar of leverancier
- Stoppen van het softwareproduct of zelfs het bedrijf door de ontwikkelaar, eigenaar of leverancier
- Overlijden of opstappen van belangrijke werknemers of ontwikkelaars van een leverancier
- Overname of samengaan van de leverancier met een concurrent
- Onredelijke prijsverhogingen

Een escrowdepot is de verzamelnaam voor alle materialen die we veilig opslaan in speciale opslagkluizen.

Bij een software escrowdepot gaat het om zaken als bron- of objectcode, documentatie over de ontwikkelomgeving of built environment en zelfs complete configuraties in het geval van SaaS- of cloudplatformen. Afhankelijk van de regeling wordt het depot regelmatig vernieuwd zodat je bij blijft qua updates van het programma of de data.

Bij een technologie escrowdepot gaat het om zaken als patenten/octrooien, domeinnamen, productieplannen en -processen, blauwdrukken, pharmaceutische formules, bouwtekeningen en recepturen.

Escrow Alliance heeft speciaal ontwikkelde kluizen voor media opslag op 2 locaties in Nederland - iets wat we ook wel duale opslag noemen. We gebruiken daarbij zowel fysieke als elektronische locaties. Duaal betekent dat het nooit bij elkaar komt te liggen.

Deze moderne opslagkluizen zijn dusdanig veilig dat ze vuur en andere extreme invloeden van buitenaf kunnen weerstaan zonder de interne temperatuur aanzienlijk te doen stijgen.

Verder worden onze opslagkluizen zeer streng bewaakt met zeer strikte toegangscontroles, wachtwoorden en sleutels. Op deze manier weet je zeker dat alle bedrijfskritische materialen veilig zijn.

Per soort escrowregeling (broncode, data etc.) is er ook nog weer een onderverdeling te maken in individuele en collectieve overeenkomsten - die laatste kom je bij concurrenten ook wel tegen als mantelovereenkomst.

De individuele escrowregeling is tussen de leverancier, Escrow Alliance en de gebruiker. Zie het als de escrow-overeenkomst met specifieke afspraken tussen de partijen.

De collectieve escrowregeling is tussen de leverancier, Escrow Alliance en meerdere gebruikers. Zie het als een standaard escrowregeling waar alle gebruikers onder dezelfde voorwaarde gebruik van maken.

Een individuele escrow overeenkomst moet je zien als 1 afspraak tussen partijen: de leverancier én de gebruiker. De escrow-agent is hier dan weer als partij bij betrokken.

Het wordt daarom ook wel een 3-partijen escrow-overeenkomst of kortweg driepartijen genoemd.

Als ezelsbruggetje kun je aanhouden dat een individuele escrow-overeenkomst wordt afgesloten voor 1 partij, vaak de gebruiker.

Een collectieve escrow-overeenkomst moet je zien als een afspraak tussen 1 leverancier en meerdere gebruikers.

Dat is vooral handig voor leveranciers die niet met iedere gebruiker een aparte overeenkomst willen sluiten. Het wordt daarom ook wel een 2-partijen escrow-overeenkomst genoemd.

De escrow-agent slaat de materialen op in het depot én helpt bij het opstellen van de overeenkomst die vervolgens aan alle gebruikers wordt aangeboden.

Escrow Alliance geeft vervolgens nieuwe klanten van de leverancier een informatiepakket met daarin alles wat ze moeten weten.