Goede voornemens: Jaarrapport escrowregeling

in Nieuws, Producten

Escrow en goede voornemensDe escrowregeling is een belangrijk onderdeel in uw bedrijfscontinuiteit en net zoals uw bedrijf verandert kan uw escrowregeling ook meeveranderen. Of dat nodig is bepaald u met onderstaande checklist. Zet de escrowregeling op uw lijst met goede voornemens en u plukt er nog jaren de vruchten van.

Voorafgaand aan de verlening van uw escrowregeling ontvangt u van Escrow Alliance uw jaarrapport. Met behulp van dit rapport kunt u eenvoudig bepalen of uw escrowregeling voldoet aan uw wensen.

Evalueer de escrowregeling en de wensen, behoeften en (wettelijke) verplichtingen van de klant

Sommige escrow-overeenkomsten voldoen niet aan de eisen en verplichting die de klant zichzelf of de leverancier zijn opgelegd. De escrow-overeenkomst komt niet overeen met de echte behoefte van de klant of beschermd het intellectueel eigendom van de leverancier onvoldoende.

Zorg daarom altijd voor volledige documentatie die derden of de klant in staat stelt de software te onderhouden voor het moment dat de leverancier daar niet meer toe in staat is. Bepaal daarom vooraf welke werknemers of externe leveranciers de kennis en ervaring bezitten om de software te onderhouden.

Een grondige analyse van de wensen en eisen voorafgaand aan het opstellen van de concept overeenkomst zorgt voor een passende en op maat gemaakte escrowregeling.

Evalueer de onderliggende escrow-overeenkomsten en vergelijk deze met uw wensen

Verzoek de escrow agent om een copy van de escrow-overeenkomst en een samenvatting van de escrowregeling. De escrow agent levert u jaarlijks een rapport aan met daarin een overzicht van de betrokken partijen, de aangeleverde materialen, de depots en de verificaties over het afgelopen jaar. Daarnaast wordt een heldere planning voor het komende jaar in het jaarrapport opgenomen.

Controleer de escrow-overeenkomsten en afgiftegebeurtenissen

Leverancier, begunstigde en escrow agent beoordelen op jaarlijkse basis de inhoud en de afspraken uit de escrow-overeenkomst. Daarbij hoort ook een controle op de afspraken uit de licentieovereenkomst. De escrow-overeenkomst moet overeenkomen met deze afspraken.

Breng alle bestaande escrowregelingen onder bij een centrale escrow agent

Afwijkingen en twistpunten moeten opgelost worden en opnieuw vastgelegd in de escrow-overeenkomst. Aanpassingen aan de overeenkomst worden opnieuw opgenomen en geaccordeerd door de leverancier en de begunstigde.

De escrow agent kan de eventuele wijzingen bij onenigheid namens partijen bemiddelen.

Controleer het escrowdepot op de geleverde software

Vergelijk het materiaal in het depot met de huidige software en applicaties welke op dit moment door de begunstigde in gebruik zijn. Door ervoor te zorgen dat de juiste materialen in depot zijn genomen heeft de begunstigde de zekerheid dat zij bruikbare materialen tot haar beschikking krijgt zodat belangrijke en bedrijfskritische processen beschikbaar blijven.

Stel een samenvatting op van de verplichtingen en naleving van de genomen maatregelen

Neem de escrow-agent van elke leverancier door en maak een overzicht van deze leverancier die voldoen aan de afspraken en eisen. Stel ook een overzicht samen van leverancier die niet voldoen aan de afspraken en eisen en gebruik dit overzicht als een startpunt om met deze leveranciers de escrowregeling te herzien/

Benader ook software leveranciers waarvoor nog geen escrowregeling is opgesteld en wijs ze op het belang voor uw organisatie.

Wat zijn uw goede voornemens? Vat ze samen en stel uw actiepunten op. Wilt u eerder een jaarrapport ontvangen? Neem dan contact op met Escrow Alliance. Wij helpen u graag aan uw goede voornemens te houden.