Als onderdeel van de dienstverlening van Escrow Alliance vragen versturen wij u 4x per jaar een mail met het verzoek om aan te geven of u nieuw materiaal gaat aanleveren.
U kunt de keuze uit drie opties:
Proces van verzoek tot deponering
Een onderdeel van de escrowregeling is het in depot geven van het materiaal. In de escrow-overeenkomst is vastgelegd om welk materiaal dit gaat. Deze pagina geeft u extra informatie over het proces van deponeren en de verzoeken die wij u sturen om na te gaan of er nieuw materiaal wordt gedeponeerd.
Herinneringen
Indien u per abuis vergeet te reageren sturen wij na 14 dagen een herinnering met het verzoek alsnog aan te geven of er sprake is van het in depot geven van nieuw materiaal.
Mochten wij vervolgens geen reactie ontvangen, dan versturen wij na 5 dagen een bevestiging dat wij geen reactie hebben mogen ontvangen en we aannemen dat het materiaal in onze kluizen ook het meest recente materiaal en u daarmee voldoet aan uw verplichtingen uit de escrow-overeenkomst.
U gaat materiaal aanleveren
Bij iedere aanlevering van het materiaal bent u verplicht het Escrow Deposit Form (EDF) in te vullen. Het EDF kan digitaal worden ingevuld en bij de verzoeken zit altijd een link ‘Ja nu deponeren’ die het EDF openen en in te vullen. Voordeel van de link is dat deels van de informatie al voor u is ingevuld. Het ingevulde EDF gebruiken wij bij de verificatie level 1 en voegen we aan het depot toe.
Wij verzoeken u eerst het EDF in te vullen en vervolgens het materiaal bij ons aan te leveren. Zodoende is onze verificatie afdeling geïnformeerd dat u gaat aanleveren en treffen ze de benodigde voorbereidingen voor de uitvoer van de verificatie.
Het aanleveren van het materiaal kan per FTP of via een met u afgesproken methodiek. Indien u niet (meer) over login gegevens beschikt, stuur dan een mail naar support@escrowalliance.com onder vermelding van uw Escrow-overeenkomstnummer en wij sturen u de login gegevens toe.
Escrow Depot Formulier
De volgende informatie wordt gevraagd bij het invullen van het EDF
Wat doet Escrow Alliance na de aanlevering van materiaal?
Na het versturen van het EDF ontvangt u de benodigde informatie, voor zover nog niet bekend, voor de aanlevering van de materialen gebaseerd op uw keuze van aanlevering.
Na ontvangst van de materialen voert Escrow Alliance een Technical Verification Service (TVS) Level 1 op de materialen uit. Na het doorlopen van de TVS Level 1 worden de materialen gedupliceerd, verzegeld in beveiligde seal bags en opgeslagen in onze kluizen.
Alle partijen ontvangen een Verificatie Rapport of Verificatie Certificaat van de uitgevoerde TVS Level 1. Daarnaast wordt de informatie betreffende de deponering aan de my.escrowalliance.com toegevoegd. Met deze stap is de deponering afgerond.